Políticas de Tratamiento de Protección de Datos
OPTIMUS CONSULTING SAS, dispone de mecanismos que garantizan la autenticidad, confidencialidad, integridad y buen uso de los datos existentes o que llegaren a existir en sus sistemas de información, por lo que, en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (Decreto 1074 de 2015) modificado parcialmente por el Decreto 1081 de 2015, y demás normas que lo modifican, adicionan y/o complementan, adopta su política para el tratamiento y protección de datos personales.
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OBJETIVO: Visualizar las pautas generales utilizadas por OPTIMUS CONSULTING SAS para la protección de datos de tal manera que brinden autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
ALCANCE: Esta política de tratamiento y protección de datos incluye los aspectos administrativos internos, organizacionales y de control, que deben ser realizados por OPTIMUS CONSULTING SAS, con base en los principios que informan esta actividad, desde el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el ingreso del (los) dato (s) y su tratamiento, hasta la implementación de acciones que les permitan el ejercicio de sus derechos.
1. Datos de la compañía:
a. Nombre o Razón Social: OPTIMUS CONSULTING SAS
b. NIT: 900.811.375-1
c. Domicilio: Bogotá DC
d. Dirección: Cr 52 No. 131 15
e. Correo electrónico: contacto@optimusconsulting.co
f. Teléfono responsable de tratamiento de datos: + 57 3006521289 y + 57 (1) 5177003
2. Definiciones:
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
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Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Responsable del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
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3. Finalidad y Tratamiento de la información.
La información que OPTIMUS CONSULTING SAS recolecta, usa, almacena, procesa, intercambia, actualiza, compila, sistematiza, transmite y/o transfiere tiene la finalidad de permitir el adecuado desarrollo de su objeto social como compañía prestadora de servicios de Consultoría en Ingeniería y Mejoramiento Empresarial relacionados con la mejora en los procesos en la Gestión de Activos y Optimización Logística, Sistemas Información e Inteligencia de Negocios de tal manera que facilite, promueva, permita o mantenga sus relaciones de carácter laboral, civil y comercial necesarias, cumpliendo en todo caso, los deberes legales exigidos en el ordenamiento jurídico colombiano aplicable.
La información que consta en las bases de datos de OPTIMUS CONSULTING SAS es sometida a distintas formas de tratamiento tales como: recolección, circulación, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, grabación, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.
Todo tratamiento se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del titular o en virtud de mandato legal o judicial que releve el consentimiento, y con excepción de los casos en que la normativa aplicable permite el tratamiento de datos sin requerir autorización.
Para el consentimiento previo, informado y expreso de que trata este documento, OPTIMUS CONSULTING SAS pondrá a disposición del titular las políticas de tratamiento de la información. Sin embargo, en caso de que no sea posible poner a disposición tales políticas, se informará por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales y la forma de acceder a las mismas, al momento de la recolección de los datos personales. Cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos
Para la constancia del consentimiento previo, expreso e informado por medio del cual el Titular autorice el tratamiento arriba enunciado, se utilizarán los medios escritos, informáticos y/o electrónicos que OPTIMUS CONSULTING SAS considere más adecuados para tal efecto y que sean necesarios para salvaguardar la autenticidad y confidencialidad de la información.
La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal del país receptor, siempre y cuando medie autorización expresa e inequívoca del titular para dicho tratamiento, en la forma descrita en el párrafo precedente.
3.1 Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes
OPTIMUS CONSULTING SAS no solicita o trata datos personales de niños, niñas y adolescentes, sin embargo, velará por el correcto y responsable uso de datos personales de menores de edad que consten en sus sistemas de información, en respeto de sus derechos fundamentales y prevalentes, y en virtud de los intereses superiores de los niños, niñas y adolescentes, por lo que no se realizará tratamiento alguno, excepto cuando recaída en datos de naturaleza pública. Garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables.
4. Derechos de los Titulares.
Los Titulares gozan de los derechos previstos en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 modificado por el decreto 1081 de 2015, y demás normas que lo modifican, adicionan y/o complementan, y en particular:
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Derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales OPTIMUS CONSULTING SAS esté realizando algún tratamiento: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, completos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada a OPTIMUS CONSULTING SAS para el tratamiento de su información: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013 y se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de dicha Ley.
Derecho a ser informado frente al uso que OPTIMUS CONSULTING SAS les ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al responsable de la información.
Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por las infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, en las que OPTIMUS CONSULTING SAS incurra.
Derecho a solicitar la supresión de datos y/o a revocar la autorización otorgada a OPTIMUS CONSULTING SAS: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a la OPTIMUS CONSULTING SAS para el tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean o hayan sido objeto de Tratamiento por OPTIMUS CONSULTING SAS.
Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre niños, niñas y adolescentes y aquellas relacionadas con datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
5. Persona o área responsable:
OPTIMUS CONSULTING SAS ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de la política de tratamiento y protección de datos al área de Recursos Humanos de nuestra compañía. Esta dependencia estará atenta para resolver y atender oportunamente las peticiones, consultas, y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y/o supresión de datos personales solicitadas, a través del correo electrónico contacto@optimusconsulting.co.
El área de Recursos Humanos deberá velar ante la incorporación de un nuevo empleado, contratista, proveedor, dentro de su cadena comercial, socios, etc., estos conozcan y acepten la política de tratamiento y protección de datos de nuestra compañía, de tal manera que los empleados y colaboradores de OPTIMUS CONSULTING SAS realicen todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.
6. Procedimiento para el ejercicio de derechos de los titulares:
titulares de la información pueden ejercer sus derechos a conocer, reclamar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización, en cualquier momento y sin costo alguno, para lo cual se establece el siguiente procedimiento:
Consultas y peticiones de actualización, rectificación y supresión de datos: Los Titulares podrán consultar o realizar peticiones tendientes a actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales objeto de tratamiento por parte de la compañía, enviando una comunicación detallada de su solicitud junto con los soportes que quiera hacer valer, incluyendo la dirección de correo electrónico o físico, la cual debe ser dirigida al área de Recursos Humanos de OPTIMUS CONSULTING SAS a la siguiente dirección electrónica:
- Correo Electrónico: contacto@optimusconsulting.co.
La consulta o petición, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta o petición, dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta y/o petición.
Reclamos: En cualquier momento y sin costo alguno, el Titular que considere que la información personal contenida en una base de datos de OPTIMUS CONSULTING SAS debe ser objeto de corrección, actualización, supresión y/o si desea revocar la autorización otorgada para el Tratamiento, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo ante OPTIMUS CONSULTING SAS el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud por el correo electrónico contacto@optimusconsulting.co con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación electrónica o física, acompañado con los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su pretensión. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado titular.
2. Una vez recibido el correo por contacto@optimusconsulting.co con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Queja: Agotados los trámites de consulta, peticiones o reclamos, el Titular podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio quien adoptará las medidas o impondrá las sanciones correspondientes. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
a.
b.
c.
En todos los casos descritos en los literales precedentes, además del Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente, también podrán realizar este trámite:
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- Los causahabientes (Ej. Herederos, Sucesor, etc.) del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
- El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Un tercero cuando sea resultado de estipulación a favor de otro o para otro, previa acreditación de esta situación.
7. Fecha entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.
Nuestra política de tratamiento y protección de datos entrará en vigencia a partir de la fecha de firma y aceptación por el representante legal.
8. Marco normativo de la política:
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Constitución Política, artículos 15 y 20.
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Ley 1581 de 2012
-
Decreto 1377 de 2013
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Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
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Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015.
Se firma en Bogotá DC el día 23 de septiembre de 2020 por:
